Company workflow automation,
minder manueel werk
Wij bouwen automatiseringen die terugkerende taken overnemen, in de systemen die je vandaag al gebruikt. Je hoeft niets te vervangen en niemand hoeft iets nieuws te leren.
Manuele processen
Het werk dat er niet zou moeten zijn
Elk bedrijf draait op processen en een groot deel daarvan gebeurt nog steeds de manueel. Gegevens die van het ene systeem naar het andere worden overgetypt. Offertes die telkens opnieuw worden samengesteld. Rapporten die iemand elke maand een halve dag kosten. Mails die gesorteerd en doorgestuurd moeten worden.
Los van elkaar lijkt het weinig. Maar al deze kleine taken samen vormen een grote optelsom en die groeit mee met je omzet.
Manuele processen
Twee soorten automatisering, één workflow
De meeste processen bestaan uit twee soorten stappen. Voorspelbare stappen die altijd hetzelfde verlopen: daar volstaat klassieke automatisering en die is goedkoper, sneller en volledig voorspelbaar. En stappen waar iets gelezen, beoordeeld of ingeschat moet worden.
Dat is tegenwoordig veranderd, Ai kan die stappen nu wel aan: een mail begrijpen en de juiste gegevens eruit halen, een document lezen dat elke leverancier anders opmaakt, een aanvraag inschatten en doorspelen naar wie kan beslissen.
Wij bekijken per stap welke automatisering nodig is. Soms volstaat een eenvoudige regel, soms moeten we met Ai-agents aan de slag.
Wat we automatiseren
Van overtypwerk tot analyses
Binnen je bedrijfssoftware
Offertes en orders die zichzelf klaarzetten, facturatie die automatisch volgt, voorraadmeldingen, rapportering die niet meer met de hand samengesteld hoeft te worden. De meeste bedrijfssoftware kan een pak meer dan er effectief van gebruikt wordt, wij halen dat eruit.
Tussen je bedrijfssoftware
De meeste tijd gaat verloren op de overgangen: van mail naar CRM, van CRM naar boekhouding, van webshop naar voorraad. Wij leggen die verbindingen zodat gegevens één keer worden ingegeven in plaats van drie keer en de fouten die daarbij horen verdwijnen mee.
Waar Ai bij komt kijken
Inkomende mails classificeren en routeren, documenten uitlezen, aanvragen sorteren op urgentie, leads naar de juiste verkoper sturen. Werk dat structuur mist en daarom altijd bij een mens bleef liggen. Ai neemt de routine, de uitzonderingen komen nog steeds bij jou terecht.
Van doorlichting tot draaiende automatisering
Hoe pakken we het aan
We brengen in kaart waar tijd verloren gaat
Een doorlichting van je processen: wat gebeurt er handmatig, hoe vaak en hoeveel tijd kost het. Vaak levert dat al inzichten op die los van automatisering nuttig zijn.
We kiezen wat het meest oplevert
We beginnen bij het proces met de beste verhouding tussen tijdswinst en bouwwerk, zodat je snel resultaat ziet in plaats van een traject van maanden.
We bouwen in je bestaande omgeving
Soms bouwen we rechtstreeks in je bestaande software, soms komt er een aparte laag bovenop die alles aan elkaar knoopt. Dat hangt af van wat het proces vraagt, niet van wat wij het liefst bouwen. In beide gevallen blijft je bestaande omgeving staan zoals ze is.
We rollen uit en sturen bij
Eerst meedraaien naast het handmatige proces, dan overnemen. Zo zie je dat het klopt voor je erop vertrouwt. Daarna volgen we op en passen we aan wanneer je processen veranderen.
Dat horen we bij wel meer bedrijven 😊 en het klopt meestal ook. Daarom vertrekken we van hoe jullie het vandaag doen, de automatisering past zich aan je proces aan, niet omgekeerd. (Tenzij het natuurlijk zou blijken dat er een veel efficiëntere proces zou zijn, dan geven we dat natuurlijk ook eerst aan.)
Nee. We bouwen in en rond je bestaande systemen. Als je bv. met Odoo werkt, blijf je met Odoo werken.
Eenmaal opgezet draait het grotendeels vanzelf. Onderhoud is vooral aan de orde wanneer je processen veranderen: een nieuw systeem, een andere manier van werken, een uitbreiding.
Wil je dat wij periodiek nakijken of alles nog vlot loopt, dan nemen we dat graag op.
Voor wie
Wanneer dit het meeste oplevert
Sterk als
✔️ Je processen elke week terugkomen, in volume
✔️ Je gegevens tussen systemen heen en weer gaan
✔️ Je handen tekort komt
✔️ Er iemand is die de gesprekken kan opvolgen
Minder geschikt als
✕ Het proces elke keer anders verloopt
✕ Het maar een paar keer per jaar gebeurt
✕ Er nog geen vast proces is, dan leggen we dat eerst samen vast 😉
Waar verliest jouw team tijd?
We bespreken graag de mogelijkheden voor jouw bedrijf, stuur Jean-Louis een mailtje.
(Hij is geen robot, pinky swear 😉)
